INSTITUTO TECNOLÓGICO DEL MAR Nº 1
INGENIERÍA CIVIL
DESARROLLO DEL PROGRAMA DE ESTUDIOS DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN.
ALFONSO AGUIRRE BELTRAN AVENDAÑO. CATEDRÁTICO.
BOCA DEL RIO, VER. FEBRERO DE 1997
OBJETIVO GENERAL.
LLEVARA AL CAMPO DE LA CONSTRUCCIÓN LA METODOLOGÍA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO, ENRIQUECIDA POR LOS ASPECTOS BÁSICOS DE ORDEN JURÍDICO Y CONTABLE QUE SON PROPIOS DE ESTA ACTIVIDAD.
INDICE
PROGRAMA DE ESTUDIOS DE LA ASIGNATURA ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN, DE LA CARRERA DE INGENIERÍA CIVIL OCTAVO SEMESTRE..
UNIDAD I PROCESO ADMINISTRATIVO.
1.1 Objetivos de la administración. 1ª Semana
1.2 Importancia del proceso administrativo en la actividad constructora. 2ª Semana
1.3 Fases del proceso administrativo. 3ª a 8a Semanas
UNIDAD II CONTRATACIÓN DE OBRA PÚBLICA.
2.1 Características generales del concurso de obra pública. 9ª Semana
2.2 Tipos de contratos de obra pública. 9ª Semana
2.3 Componentes de un contrato de obra pública. 10ª Semana
UNIDAD III PROGRAMACIÓN DE OBRA.
3.1 Identificación de necesidades y disponibilidad de recursos.
3.1.1 Cuantificación de Obra. 10ª Semana
3.1.2. Rendimientos. 11ª Semana
3.1.3. Fuerza de trabajo. 11ª Semana
3.1.4. Suministros 12ª Semana
3.2 Técnicas de Programación.
3.2.1. Diagrama de Gant (Barras) 13ª Semana
3.2.2. Redes. CPM, PERT 14ª Semana
UNIDAD IV CONTROL DE OBRA.
4.1 Control de Calidad
4.1.1. Normas y especificaciones. 15ª Semana
4.1.2. Acciones preventivas, verificativas y correctivas. 15ª Semana
4.2 Control de Costos.
4.2.1. Elaboración de presupuestos y estimaciones. 16ª Semana
4.2.2. Costos directos e indirectos. 16ª Semana
4.2.3. Contabilidad de costos por proyecto. 17ª Semana
4.2.4. Balance. 17ª Semana
4.2.5. Fianzas, anticipo y descuentos. 18ª Semana
4.2.6. Finiquito de obra. 18ª Semana
UNIDAD V SUPERVISIÓN.
5.1 La bitácora. 19ª Semana
5.2 Control de almacén y bodega. 19ª Semana
5.3 El trabajo por subcontrato. 19ª Semana
5.4 Manejo de imprevistos. 19ª Semana
UNIDAD I EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
OBJETIVO EDUCACIONAL DE LA UNIDAD Nº 1: EL ALUMNO IDENTIFICARÁ LAS PARTES INTEGRANTES DE TODO PROCESO ADMINISTRATIVO.
La sabiduría
sirve de freno a la juventud
de consuelo a los viejos
de riqueza a los pobres y de ornato a los ricos
La ADMINISTRACIÓN es una ciencia que por su contenido, desarrollo e importancia actual tiene una amplia aceptación y su difusión es debida a la necesidad que de ella se experimenta.
La administración es una Ciencia Social porque reúne los siguientes elementos:
Universalidad, unidad, coherencia metodológica, sistematización de sus procesos, coordinación orgánica.
Así llegamos a determinar que la mejor manera de definir a la Administración es como la ciencia que realmente es:
Definición: La administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura formal y a través del esfuerzo humano.
Pero existen muchas definiciones de administración, de entre ellas, destaca por su simplicidad la definición del Lic. Agustín Reyes Ponce, que afirma que “ la administración es la técnica de la coordinación", que es precisamente la esencia de la administración.
Desde un punto de vista empresarial la definiríamos como:
“La administración es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que la integran”.
Aplicados estos conceptos a la Empresa Constructora consideramos a la administración como “la integración dinámica y óptima de las funciones de planeación, organización, dirección y control para alcanzar un fin grupal, de la manera más económica y en el menor tiempo posible".
Por lo tanto podemos decir, que dentro de los objetivos de la administración están mostrar:
Un sistema Administrativo o de flujo de operaciones.
Un sistema contable, que es el resumen de las operaciones y,
Un sistema de información, básica para que en cada nivel jerárquico de la organización se tomen oportunamente las medidas correctivas, que según el caso, se juzguen necesarias.
Cada uno de ellos integrado por los siguientes elementos.
SISTEMA ADMINISTRATIVO.
a) La mano de obra.
b) Los materiales.
c) La maquinaria.
d) Subcontratistas y fletes.
e) Otros costos o gastos.
SISTEMA CONTABLE.
a) Catalogo de cuentas generales.
b) Control de costo de maquinaria.
c) Costo de obra.
d) Ingresos
e) Reporte de avance semanal.
f) Avance de obra.
SISTEMA DE INFORMACIÓN A LOS DIRECTIVOS.
a) Información a los directivos
b) Índices generales.
c) Aspecto económico.
d) Control presupuestal.
El Ing. Suárez Salazar[1], tiene también un enfoque sistémico de la administración y así la considera como:
“La integración dinámica y óptima de las funciones de planeación, organización, dirección y control para alcanzar un fin grupal, de la manera más económica y en el menor tiempo posible”.[i]
Diversos autores coinciden en aceptar, como tradicional o fundamental, en el proceso administrativo los siguientes factores:
PLANEACIÓN (Incluye la previsión)
ORGANIZACIÓN
INTEGRACIÓN
DIRECCIÓN
CONTROL.
Con algunas variantes otros autores se inclinan a pensar que el proceso administrativo esta formado por los elementos siguientes:
PROGRAMACIÓN
ORGANIZACIÓN
EJECUCIÓN
CONTROL
EVALUACIÓN
En donde la PLANEACIÓN, es un elemento no constitutivo del PROCESO ADMINISTRATIVO en si, sino más bien la parte más importante del modelo para la toma de decisiones, y en donde la EVALUACIÓN, se separa del CONTROL e integra un elemento que retroalimenta el proceso.
Hay quien piensa[2] que la realidad de las instituciones demanda una nueva clasificación, más real y menos formal o académica. Esto no quiere decir apartarse de una secuela lógica, por el contrario, enfatizar lo que verdaderamente es trascendente y olvidar los esquemas puristas como tales.
Las empresas se forman con recursos humanos (su personal), materiales (instalaciones, oficinas, dinero), y técnicos (sistemas y procedimientos) Si estos recursos se organizan, sinónimo de orden ideal de necesidades y se integran, es decir, obtienen y aplican de acuerdo con el orden teórico, entonces dentro de esta estructura, ya organizada e integrada, se lleva a cabo el proceso administrativo y se ejemplifica de la siguiente manera:
Ante un problema, los hombres de empresa proceden en el siguiente orden:
Planeación, definición del problema e investigación de soluciones previas, así como de un programa detallado de acción. Estudio de la solución para lograr en lo posible un cambio innovador. Todo este esfuerzo de programación e innovación se realiza tomando en cuenta la estructura de la empresa (recursos humanos, materiales y técnicos)
Implementación (los programas preparados constituyen las alternativas sujetas a decisión). No basta con una buena decisión, ya que es necesario que exista motivación del que adopta el programa y de los subalternos, sentir interés por actuar. Asimismo se requiere transmitir claramente el mensaje deseado, o sea, la comunicación plena.
Control (comparación de los resultados de la acción con la planeación, pero no tan solo las diferencias sino también sus causas). En empresas con una estructura adecuada puede surgir la evaluación automática, esto es, la corrección inmediata sin necesidad de reiniciar el ciclo y tener que planear, sino proceder a la implantación.
Por lo tanto esta teoría enfatiza en tres factores para el PROCESO ADMINISTRATIVO.
1. Planeación :
a) Definición del problema
b) Análisis
c) Consulta
d) Solución.
2.- Implementación:
a) Decisión
b) Motivación
c) Comunicación.
3.- Control:
a) Medición de Metas
b) Evaluación
No se puede juzgar la vida de un hombre
hasta que la muerte le ha puesto término.
Sófocles.
HISTORIA E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.
El proceso administrativo se inicia con el hombre inteligente, variando su intensidad de acuerdo con la etapa de su desarrollo y sobre todo en función de los elementos disponibles; de tal suerte, se encuentran vestigios en Egipto, China, Grecia, Roma y demás pueblos de la antigüedad, así como en las comunidades indígenas de América; aún cuando, en casi todas las civilizaciones citadas se confunde con el gobierno y la religión, debido a la trascendencia de ambas y a la relativa importancia de los negocios comerciales e industriales.
En un estudio de cualquier tipo, es necesario investigar sobre las diferentes opiniones, enfoques, tendencias, corrientes, modelos, etc., que los estudiosos del tema han llevado al cabo. Por esa razón, deberemos de principiar, una vez sentada la definición de administración, a mencionar al menos los más importantes dentro del estudio de la administración como tal, para de esa manera conocer también su evolución y transformación si la hubiere.
Concluyendo La administración ha tenido un progreso vertiginoso, desde su aparición en escritos formales, hasta nuestros días. Este progreso enorme ha ocurrido no tanto en sus bases teóricas, como en los procedimientos y formas de aplicar sus principios. Sin embargo, podemos identificar cuatro importantes corrientes administrativas, cuyas características más relevantes son:
CORRIENTES ADMINISTRATIVAS.
ADMINISTRACIÓN CON BASE EN LA INGENIERÍA. (Administración Científica, también llamada Escuela Tradicional)
FREDERICK WINSLOW TAYLOR. Ingeniero Industrial, norteamericano, establece la Teoría de que a través de la observación sistemática de las actividades de todo proceso productivo, seleccionar “según aptitudes” a las personas para ocupar los puestos, recompensando tareas ejecutadas y sancionando aquellas no realizadas, estableciendo normas mínimas, medias y máximas, para calidad de materiales y productividad de la mano de obra.
Su Objetivo, es incrementar la productividad a través de normas, premios y castigos. Su forma de autoridad: Rígida y severa. La motivación para él es el dinero como satisfactor único.
Los principales puntos de apoyo de esta escuela administrativa son los siguientes:
a) Se desarrolla la observación de los hechos de la producción.
b) Se separan los trabajos mentales, de los trabajos manuales.
c) Se seleccionan las personas adecuadas a los puestos
d) Se introducen los especialistas funcionales.
e) Debe existir una cercana cooperación entre los que planifican el trabajo y los que lo efectúan.
f) La administración y la mano de obra deben compartir igual responsabilidad.
g) Se establece una tarea diaria grande, con una recompensa por efectuarla y un castigo o sanción por no alcanzarla
Aplicabilidad, La posibilidad de convertirse a futuro en accionista de la empresa, donde presta sus servicios un ejecutivo, puede ser un elemento altamente motivador. Más a nuestros operarios y peones, cuyas necesidades son ingentes y cuyo concepto de futuro (desafortunadamente) no rebasa en la mayoría de los casos de 30 días, este tipo de motivación es inoperante, lo que obligara al administrador a motivar a plazo inmediato y a través de satisfactores que remedien necesidades primarias; por tanto, la recompensa prometida en este nivel, deberá ser en efectivo para que, después de cumplida repetidamente, podamos fundamentar la confianza suficiente, para motivar con recompensa a mayor plazo. Consecuentemente, esta teoría corresponde en 1979 a nuestros mandos de primera línea, tales como operarios y peones.
LA CONDUCTA:
La conducta, como la ropa interior,
es el espejo de tu vida privada.
José López Bermúdez
ADMINISTRACIÓN DEL COMPORTAMIENTO HUMANO
También llamada Escuela Humanista, sus principales exponentes fueron: Hugo Munsterberg, Henry L. Gantt y Elton Mayo. Las razones principales que la originaron fueron reconocer la central importancia del ser humano en cualquier esfuerzo cooperativo. La forma de autoridad con que se manejaron los recursos humanos fue conciliatoria y comprensiva.
Los principales puntos de apoyo de esta escuela administrativa son los siguientes:
a) El administrador logra que se hagan las cosas a través de las personas.
b) El estudio de la administración debe concentrarse en los trabajadores y sus relaciones interpersonales.
c) La motivación, la dinámica de grupos, los motivos individuales son objeto de intenso estudio.
d) Se incorporan al estudio administrativo la mayoría de las ciencias sociales incluyendo a la sicología, la sociología y la antropología.
e) El administrador para ser efectivo debe reconocer y comprender al trabajador individual como una persona con deseos, motivos diversos, •instintos y objetivos personales que necesitan ser satisfechos.
ADMINISTRACIÓN CON BASE EN LA SISTEMATIZACIÓN.
MAX WEBER. Aún cuando su interés era el campo de la sociología, el alemán Max Weber analizó a principios de siglo aspectos generales sobre burocracia.
Deseaba racionalidad en la conducta humana, creyendo que la burocracia el mejor medio para obtenerla en el nivel institucional. En general piensa en un modelo sistemático que garantice resultados óptimos.
Esta corriente también llamada escuela del proceso administrativo tiene como su principal exponente a Henry Fayol. (HENRY FAYOL. Director de empresa minera, de nacionalidad francesa, su teoría consiste en establecer en forma conceptual los principios de la administración de cualquier gestión empresarial y definir también las funciones más importantes de la misma. Como objetivo, tiene el elevar a sistema, la practica administrativa)
Las razones principales que la originaron fue la necesidad de aislar y analizar los conceptos y principios de la administración a fin de hacerla enseñable. La forma de autoridad con que se manejan los recursos humanos es Justa y equilibrada.
Los principales puntos de apoyo de esta corriente administrativa son los siguientes:
a) Se construye una teoría alrededor del proceso involucrado en administrar. Se establece una estructura conceptual y se identifican los principios en los cuales se basa la administración.
b) La planeado n adquiere una relevancia significativa en todo el proceso.
c) La organización involucra tanto recursos materiales como humanos.
d) La dirección y la coordinación son necesarios para iniciar y operar efectivamente un sistema de trabajo.
e) El control es un sistema de revisión.
f) La administración es una actividad común a todas las empresas humanas.
g) Se enuncian 14 principios fundamentales en el proceso administrativo
PRINCIPIOS GENERALES DE ADMINISTRACIÓN *
1. DIVISIÓN DEL TRABAJO.-Principio de la especializaron que propugna un uso efectivo de los recursos humanos en una empresa.
2. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD.- Principio de orden que nos muestra la mancuerna indisoluble que existe entre el puesto y la autoridad y la persona y la responsabilidad.
3. DISCIPLINA." Principio del acuerdo que busca la obediencia de los subordinados.
4. UNIDAD DE MANDO.-Principio de comunicación para establecer vínculos claros de instrucciones y quienes deben cumplirlas.
5. UNIDAD DE DIRECCIÓN.- Principio del objetivo que señala un objetivo, debe tener un sólo plan y un sólo jefe.
6. SUBORDINACIÓN DEL INTERÉS INDIVIDUAL AL INTERÉS GENERAL.- Principio de prioridad que busca la conciliación de los intereses particulares de las personas o departamentos de una empresa y el interés institucional.
7. REMUNERACIÓN.- Principio de reciprocidad que busca la óptima satisfacción de los recursos humanos y la óptima satisfacción en los resultados de la empresa.
8. CENTRALIZACIÓN.- Principio de delegación que propugna por analizar el grado en que debe delegarse o no la autoridad conferida a un puesto en la empresa, a fin de obtener los mejores resultados finales
9. LÍNEA DE AUTORIDAD.-Principio de superioridad que muestra la línea ascendente o descendente de jefes a la cual deben ceñirse los subordinados para comunicarse con ellos.
10. ORDEN.- Principio de equilibrio que menciona la distribución de cosas y personas en una empresa.
11. EQUIDAD.- Principio de justicia que busca la lealtad de los recursos humanos de la empresa por medio del trato justo y de sus superiores.
12. ESTABILIDAD EN EL TRABAJO.- Principio de seguridad que señala los problemas que tiene que afrontar la empresa por la salida excesiva de personal, sea por renuncia o cese.
13. INICIATIVA.- Principio de creatividad que permite a los subordinados utilizar sus conocimientos, habilidades y experiencias en beneficio propio y de la empresa.
14. ESPÍRITU DE GRUPO.-Principio de involucración que busca la integración de equipos de trabajo, hace énfasis en la comunicación para lograrlo.
LA AMISTAD:
La amistad consiste en la elección absoluta de un ser al cual hemos
distinguido por su naturaleza, prefiriéndole de una vez para siempre.
Abel Bonnard.
ADMINISTRACIÓN OPERATIVA
También llamada Escuela Cuantitativa de Administración, sus principales exponentes son P.M.S. Blackett, James B. Conant y Vannevar Bush entre muchísimos otros. Las razones principales que la originaron fueron las de que cualquier fase de organización, toma de decisiones o planificación administrativa pueden ser expresadas en términos cuantitativos para un análisis más exacto. La forma de autoridad con que se manejan los recursos humanos se finca en el liderazgo.
Los principales puntos de apoyo de esta corriente administrativa son los siguientes:
a) La utilización de equipos mixtos de científicos de varias disciplinas para resolver problemas de la administración, se crean grupos interdisciplinarios para administrar más adecuadamente un proyecto, una empresa o un consorcio.
b) Une los conocimientos de varias disciplinas al estudio, análisis y solución efectiva a un problema.
c) Uso intensivo de modelos matemáticos y de la investigación de operaciones.
d) Busca la cuantificación de las decisiones administrativas.
REFLEXIONES SOBRE ADMINISTRACIÓN Y PRINCIPIOS BÁSICOS DE EMPRESA
El tema de administración, con ser tan viejo, es extraordinariamente nuevo. No es ya la administración el simple cuidado de los bienes, ni la prestación de servicios materiales, ni la labor tediosa de un burócrata. Hoy en día la administración es el estudio de la dirección social.
Por otra parte, es una disciplina que se encuentra en relación estrecha con otras de quienes recibe los fines a cuyo servicio se encuentra: la economía, el derecho, la moral social...
Hablar de administración también implica una precisión de metas y el escoger los medios para alcanzarlas. Es pues, a través de su aplicación en donde a cada momento nos vemos obligados a confrontar los aspectos técnicos con la naturaleza humana: Delegación de la Autoridad, Delimitación de Responsabilidades, Funcionalidad de los sistemas y un Proceso de toma de decisiones de acuerdo a la lógica. En otro sentido es el entendimiento sobre la naturaleza humana en sí, tal como la rebeldía frente a la facultad de mando, el ejercicio arbitrario del poder, el antagonismo o el cabal cumplimiento de nuestras responsabilidades, comprensión reciproca del dirigente y subordinado, integración del personal para obtener un sentido auténtico de grupo, etc. No podríamos entender la administración sin una adecuada coordinación de recursos, y de estos el humano es el esencial.
Sin el hombre y lo que este lleva consigo, cualquier intento para lograr los propósitos de una empresa serían nulos.
LA ADMINISTRACIÓN EN LA CONSTRUCCIÓN.
El cuerpo administrativo de la empresa constructora está constituido por todos los elementos humanos que tienen mando en ella, de tal suerte, que desde un capataz de peones, pasando por el superintendente de obra, hasta el director general forman parte del cuerpo administrativo. Esta es la razón por la que nace la necesidad de que ese conjunto de personas con autoridad y capacidad de decisión, tenga los suficientes conocimientos administrativos para lograr los resultados esperados hacia la empresa en sí, y hacia resultados que la sociedad y la economía de nuestro país demandan.
La empresa constructora, al igual que toda empresa productiva, reúne los elementos que permiten el logro de su objetivo fundamental que consiste en sobrevivir. Como una fuente de trabajo acarrea consigo responsabilidades de gran trascendencia, principalmente al aceptar que estará vinculada estrechamente a la supervivencia de un número de personas que aumentará conforme ésta se consolide. La función principal del empresario debe ser la creación de un organismo estable en su operación en continua superación de sus integrantes y teóricamente perdurable Para el cumplimiento de estos propósitos será necesario que la empresa produzca beneficios entendiéndose el económico tan solo como una forma de ellos ya que además, proporcionan estabilidad, oportunidades de superación, satisfacción y bienestar, es decir, la expresión final de los mismos y que, a la vez constituyen la meta de la empresa en función del individuo
Si aceptamos que el hombre totalmente aislado no puede sobrevivir y que para hacerlo, debe crecer dentro de la comunidad, el objeto de todo ser humano debiera ser el profundo estudio del desarrollo de grupos y su ordenación para alcanzar metas comunas lo mas rápidamente posible
Desdichadamente el buen empresario es en ocasiones mal administrador y por tanto su creatividad y trabajo pueden ser afectados por su falta de técnicas de administración, será por tanto el principal deber empresarial apoyar al hombre que la integra, que consideramos insustituible en su desarrollo y en la creación de un país.
Al referirnos a la administración en la construcción, hemos de partir de las funciones inherentes a la empresa para enfocar posteriormente el proceso administrativo a su operación
En un medio social cualquiera, existen necesidades potenciales de vivienda, caminos, drenaje y agua potable, que son reconocidas explícitamente, que no han sido satisfechas Ante el empresario constructor esta necesidad es percibida y la decisión de satisfacerla representa una de sus metas - acción que obliga al encauzamiento o Dirección de la empresa constructora para la definición del como satisfacer esas necesidades
Consideramos que la dirección de la empresa constructora deba conceptuarse como "la responsabilidad absoluta sobre la coordinación, de recursos humanos y de capital para satisfacer en forma óptima al cliente, al accionista y al personal que la integra, en forma continua y perdurable" Su estudio consiste fundamentalmente en definir el tipo de obra civil y de arquitectura necesario, es decir determinar el diseño y el proceso de construcción adecuadas para la comunidad que demanda este tipo de servicios. A nuestro parecer es de vital importancia el analizar las probabilidades de demanda, aceptando que la probabilidad esta regida por una concepción matemática mas o menos compleja, que difiere de una posibilidad de demanda que esta definida por una o más circunstancias fuera de nuestro control
Por otra parte la probabilidad de oferta esta condicionada a la demanda respectiva, que en ocasiones este desequilibrio económico provoca el éxito o el fracaso de una empresa, debido a la insoslayable necesidad de satisfactores o de infraestructura y a la inexistencia de canales adecuados de producción, o bien, a causa de un exceso de producción que supera la demanda en determinado momento. A este respecto creemos que una empresa fundada con bases en una demanda moderada tendrá mas probabilidades de continuidad que aquella que, sin limitación alguna, inicia sus operaciones con una falta de planeación basada en un mercado seguro, en donde los parámetros de calidad y eficiencia no interesan momentáneamente
Las necesidades financieras representan una función hoy en día de las más significativas para la empresa constructora. En el ámbito de una economía mixta, la supervivencia de una empresa privada esta ligada íntimamente a su productividad dada esta en forma de utilidad monetaria dentro de parámetros aceptados. El capital de operación deberá confrontarse de manera constante con la rentabilidad de la inversión, si pensamos por ejemplo en una empresa de edificación, se tiene que proponer el costo directo, los gastos indirectos, la utilidad, los cargos financieros y fiscales y con todas estas presuposiciones, obligarse a un precio de venta determinado.
Debemos señalar que en una edificación de tipo medio, intervienen aproximadamente 300 conceptos de obra que a su vez generan 300 precios unitarios. Por otra parte, los mencionados conceptos de obra están integrados por aproximadamente 1000 diferentes productos, algunos de ellos sujetos únicamente al valor del mercado en ese momento y en ese lugar y otros tan complejos, como la mano de obra, cuyos parámetros no dependen solo del valor del salario en ese tiempo y en esa localidad, sino de otras condiciones aleatorias, tales como clima, relaciones obrero-patronales, sistema constructivo, dificultad o facilidad de realización, seguridad o inseguridad en el proceso, sistemas de pago, etc
Aunado a lo anterior, debemos continuar presuponiendo tiempos de ejecución para obligarnos también al tiempo total del proceso productivo en cuestión (que al estar íntimamente ligado al valor de la obra, a mayor tiempo mayor costo, afecta en forma medular el valor de venta). En términos generales, en empresas de producción el riesgo del costo de un nuevo producto se reduce a su averiguación experimental, a todas luces para una empresa de construcción, esto es imposible
La estructura económico - financiera bien definida facilitara las decisiones de inversión en todos aquellos medios de producción, que en ocasiones se destina una parte en la adquisición de bienes de capital como compra de terrenos equipo y maquinaria de construcción, herramientas, etc. y otra parte estimada, a la operación propiamente de la empresa como lo son los suministros, servicios técnicos y remuneraciones al personal. Todos estos elementos al conjugarse definen la actividad productora y cuya misión es el aprovechamiento racional para lograr que los servicios sean a un costo adecuado, en la calidad requerida y con oportunidad
La dirección de la empresa constructora necesita los datos estadísticos y contables conforme va realizándose la obra contratada, con objeto de verificar si las realizaciones están de acuerdo con las previsiones presupuestales con la finalidad de controlar el costo y avance de la obra autorizada por nuestra dirección o gerencia y desde luego por nuestro cliente
Finalmente, la empresa constructora es una célula económica que se mueve dentro del marco social, político y económico de una sociedad, que genera interacciones entre el medio ambiente y la empresa y viceversa Este medio ambiente genera los estímulos o restricciones, que hacen que el cuerpo administrativo de la empresa tenga éxito, o fracase en hacer que la empresa sobreviva en dicha sociedad o medio ambiente
La juventud aunque nadie la combate, halla en sí misma su propio enemigo.
Shakespeare
CONCEPTUALIZACIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
La administración también es el estudio de la dirección social, que aun siendo un simple medio puede influir sobre los fines que la gobiernan en el sentido de favorecer a los que se justifican moralmente y obstaculizar a los que son contrarios a la naturaleza racional del hombre
"Aplicar la administración, es indicar, lo que debe ser una correcta planeación: que características deben tener los objetivos, las políticas, los procedimientos y los programas de acción. Señala lo que debe ser una organización eficaz: qué principios deben aplicarse para distribuir las actividades, para fijar las responsabilidades, para delegar la autoridad. Explica lo que debe ser una buena integración: principalmente desde un punto humano, qué debe hacerse para seleccionar el personal subordinado para conservarlo y desarrollarlo. Da normas para una eficiente dirección: qué debe hacerse para motivar a los hombres a quienes se manda, despertando en ellos interés en su trabajo, espíritu de solidaridad y adhesión a la empresa a la* que sirven. Y por último, indica lo que debe ser una adecuada revisión de resultados para controlar la ejecución de los planes iniciales elaborados”
Isaac Guzmán Valdivia en su libro "Reflexiones sobre la Administración”
1.2 Importancia del proceso administrativo en la actividad constructora.
La actividad constructora no esta exenta de administración, podemos ver fácilmente como todo el proceso administrativo se repite en cada actividad de la construcción,
Tal vez, las modernas y futuras técnicas que aporta la Ingeniería de Sistemas, puedan facilitar hasta puntos insospechados la gestión del dirigente de empresas, ya sean públicas o privadas; pero no nulifican ni nulificarán la decisión y el mando, que siguen siendo un privilegio de la capacidad personal de los dirigentes y no un asunto que pueda descansar totalmente en las técnicas.
La capacidad creadora del dirigente, su preparación parcialmente teórica y técnica, parcialmente humana y social, es lo que le permite, como individuo, realizar el trabajo de dirección; las técnicas modernas ampliarán en todo caso su capacidad para el manejo del complejo funcionamiento de la Empresa.
Dirigir incluye, siempre, como elementos fundamentales: decidir en un caso incierto y ejercer el mando de hombres; y un buen dirigente es el que acierta en la mayoría de los casos.
La toma de decisiones, entre varias alterna más o menos inciertas, está influenciada por la madurez de la mente del directivo y por el considerable aumento de las posibilidades de acierto que aportan actualmente las técnicas derivadas de a Ingeniería de Sistemas; pero de nada sirven las decisiones técnicamente bien resueltas, si esas decisiones, al tomar la forma de órdenes, se expresan mal o no son bien transmitidas; o bien, no son aceptadas o seguidas por parte de quienes deben realizarlas.
Los planes y órdenes, trazados con eficacia técnica para ser seguidos o aceptados por los que deben ponerlos en práctica, implican la habilidad del dirigente en cuanto a ejercer e! mando de hombres: elemento subjetivo de su capacidad de dirigente, que no sólo discurre por la vía de la autoridad formal, sino en forma cada vez más relevante por el conocimiento, la motivación, la participación en la dirección.
No hay sistema capaz de lograr que los individuos se respeten (núcleo central de la autoridad), sino que son los individuos los que deben llevar consigo mismo una actitud de convivencia que partiendo de la sociabilidad de los hombres, los lleve a complementarse.
Todas estas experiencias son aún obscuras en la actualidad: pero importantes para tomarlas en cuenta como proposición formal para la creación de una disciplina científica que se dedicara al estudio de la Empresa, en especial la constructora, ya que ésta influye con gran intensidad y extensión en la organización social contemporánea de nuestro país.
Los problemas de dirección no sólo son técnicos sino fundamentalmente humanos; cabe decir que lo complicado de una empresa moderna siguen siendo más los hombres que las computadoras electrónicas.
Y es que la Empresa ha llegado a ser un fenómeno verdadera mente importante en la vida del hombre moderno. Basta saber, por ahora, que en ella pasamos la mayor parte de nuestra vida; recibimos de ella lo necesario para subsistir y para elevar nuestro bienestar económico. La Empresa ha venido a ser un centro social que pone en contacto hombres que han de colaborar en una obra común, y una organización económica que pretende tener como finalidad aumentar la riqueza (como instrumento de producción y consumo) o el patrimonio de la sociedad grande o pequeña que la constituye y cuyos individuos deben tomar e! riesgo de invertir en ella su esfuerzo, ya sea el esfuerzo ahorrado llamado Capital, ya sea el es fuerzo directivo o el esfuerzo operativo, todos ellos elementos estructurales de la Empresa, de cuya asociación se derivan los frutos finales de ella.
Merece, entonces, este fenómeno, el estudio más profundo y extenso por parte de los investigadores científicos relacionados con la materia, a fin de que nos proporcionen las leyes que rigen su complejo funcionamiento. Investigadores que vengan a compendiar los conocimientos de la época presente con vista a conceder a la administración de la entidad empresa, la importancia científica que se merece como factor indispensable en el desarrollo de la humanidad y como elemento social ineludible, tan indispensable. (Últimamente se empieza a comprender), como la familia, la escuela o el gobierno.
EMPRESARIO, DIRIGENTE, ADMINISTRADOR
Se dice que el que maneja la Empresa es el Empresario, aunque la creciente profesionalización del manejo empresarial ha creado el llamado Sistema Gerencia! o Administración de Empresas, que al igual que el empresario, pretende desarrollar actividades tendientes a obtener resultados justos y eficaces de! trabajo económico de un grupo humano, tomar la responsabilidad de hacer cumplir la función de la empresa y tal vez en el futuro llegue a tener como finalidad distribuir los beneficios de ella en forma justa ; equitativa entre los propietarios de! Capital, los dirigentes, los operarios.
En la Industria de la Construcción, el empresario ha tomado el nombre de Contratista o Constructor Profesional como se le ha llamado posteriormente. Se ha dicho de él, que es alguien que tiene que desarrollar una serie de actividades bastante complejas, pues tiene que ser técnico, financiero, comerciante, promotor.
Lo anterior es cierto en empresas pequeñas o de nueva creación; en aquellas que van evolucionando se crea la especialización en lo que e se ha dado en llamar Áreas Funcionales de la Empresa:
Producción, Ventas, Financiamiento
Adicionándose a medida que continúa la evolución otras áreas funcionales como pueden ser las de:
Cobros, Control, Promoción, etc.
El que maneja la empresa constructora no debe ser, por cierto, un especialista que domine aisladamente esos determinados aspectos de las áreas funcionales tampoco le corresponde volverse un monstruo de varias cabezas que soporte sobre él, el conocimiento de las diferentes especialidades, precisamente, por fuerza del movimiento técnico de especialización propio del desarrollo de la empresa: habrá de ampliar la capacidad de ensamble de todas las áreas, ejerciendo una verdadera labor de síntesis en lugar de actuar sobre una mera yuxtaposición de áreas. Las áreas funcionales son como los órganos del cuerpo humano; los sistemas hacen funcionar esos órganos. La función principal: conducir o pensar,.esta apoyada en la interacción de los diferentes sistemas: respiratorio, circulatorio, digestivo, etc., para el humano y en los sistemas de producción, promoción, ventas, etc., para la empresa.
FUNCIONES DEL DIRIGENTE
.En el ámbito de cada una de las áreas funcionales se desarrollan actividades tendientes a lograr la finalidad o función objeto de la empresa, que de acuerdo con lo que se ha llamado dirección científica de los procesos de producción, pueden agruparse en cuatro funciones principales encadenadas y dependientes entre sí por medio de un mecanismo retroalimentador:
Funciones Objetivas:
PLANEAR — ORGANIZAR — EJECUTAR — CONTROLAR
La labor de síntesis de quien maneja la empresa, se puede resumir entre la función origen (Planear) y la función final (Controlar) de este ciclo, de tal manera de decir, que quien maneja la empresa (llámese Empresario, Gerente, Administrador, Director), debe saber proyectar inteligentemente las operaciones al futuro (Función de Planeación, cuyo resultado es el Presupuesto) y desarrollar sistemas de medición precisos del trabajo desarrollado (Función de Control basada en las técnicas de la Contabilidad), además de conocer de los procesos de producción y las técnicas de organización. En forma subjetiva ejercerá en forma permanente la toma de decisiones y el mando de hombres (labor de dirección, que no sólo se da en los altos niveles, sino también en los individuos aislados, que siempre tienen un margen de decisión y el mando de hombres más difícil, el autocontrol).
Ser medio amigo, es ser medio traidor.
Nietzche.
1.3 Fases del proceso administrativo.
1.3.1.- PLANEACIÓN.
La planeación es la primera etapa del proceso administrativo y consiste básicamente en la formulación de los planes generales de la empresa; en sí esta primera etapa se hace siempre partiendo de objetivos alcanzables y que son datos base de los planes por elaborar.
En casos especiales, la planeación se considera integrada por otras dos funciones, la Previsión, que consiste en la determinación de los objetivos y los medios para lograrlos y la programación (planeación propiamente dicha), que conduce a la formulación de planes generales y particulares de la empresa.
En general los planes siempre son abordados a nivel de la dirección de la empresa hacia arriba, siguiendo una organización vertical; es decir que los planes son ejecutados por la dirección y el consejo de administración, y los cuerpos asesores y personal especializado.
La planeación como sabemos no es rígida, (ver más adelante el PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD): la elaboración de los planes comprende una serie de etapas que representan la forma de alcanzar los objetivos y metas que se elaboran teniendo en cuenta los recursos disponibles de la empresa en todos los aspectos y en cada etapa de trabajo.
La planeación comprende la elaboración de una serie de planes a los diversos niveles de la empresa y cada uno de éstos es parte del plan general; la acción se inicia prácticamente a partir de la elaboración de los planes de la empresa.
Es lógico aceptar que para esta primera etapa es necesario conocer a fondo lo que se quiere obtener y además los recursos con que se cuenta para lograrlo; es decir que debemos formular los planes con un conocimiento amplio de la empresa misma en su estructura y en los mercados.
Cabe señalar que la planeación en todos sus aspectos incluye siempre cifras representativas de metas y medios, las que por la realización deben verificarse mediante elementos particulares del proceso administrativo con objeto de tomar medidas inmediatas como elementos correctivos.
La planeación o determinación del trabajo que debe ser realizado, está lógicamente ligado a la previsión, es más, podríamos decir que no es posible planear sin prever. La primera observación que hacemos consiste entonces en que la calidad de la planeación está en cierta medida ligada a la calidad de las previsiones que se efectúan.
La previsión puede definirse como una anticipación de eventos futuros, con un grado de probabilidad de lo más elevado posible sobre el curso que tendrán tales eventos y cual será el efecto que podrán tener sobre la empresa.
Los propósitos de la previsión son tres:
v • Orientar el proceso de planeación
v .• Proporcionar un marco de referencia de la acción.
v .• Proporcionar un marco de referencia del control.
Hoy en día se habla mucho de la planeación o programación empresarial (más adelante veremos la distinción entre estos dos conceptos). Sin embargo, la planeación como tal ha tenido una escasa difusión y en efecto se piensa en la pequeña y mediana empresa que se trata prácticamente de un presupuesto anual con cifras vagas por uno o dos años sucesivos.
En realidad, si la planeación es completa, no cubre cada uno de los aspectos de la actividad de una empresa; toma en consideración todo el ambiente en el cual opera. La planeación es, o debería ser, una valuación sistemática de todo el ambiente en el que se desenvuelve, su evolución posible y de los efectos que se obtendrán por su actividad o giro.
Con lo anterior, damos una primera definición de planeación consistente en el análisis de las consecuencias actuales de los eventos futuros esperados y en el análisis de las consecuencias futuras de las decisiones actuales.
Los problemas de planeación pueden ser clasificados en tres categorías, a las cuales corresponden tres tipos diversos de planeación:
Problemas de Tipo Estratégico o a largo plazo, que se enfocan sobre todo a la determinación de objetivos y al análisis de alternativas para su obtención. A este tipo de problemas corresponden sobre todo los aspectos económicos, financieros y tecnológicos del ambiente, con un particular enfoque a los problemas de crecimiento de la empresa. A ellos corresponde la planeación a largo plazo.
Problemas de Naturaleza Táctica o de corto y mediano plazo (un año), los cuales están referidos sobre todo al empleo eficaz de todos los recursos de que se disponen para lograr los objetivos; a ellos corresponde la planeación táctica, que puede ser definida también programación y que se explica generalmente a través del presupuesto anual de la empresa.
Problemas Operativos, que se enfocan sobre todo a la definición de objetivos a muy corto plazo de la empresa o control de la eficacia de las operaciones; a ellos corresponde la programación operativa.
Paralelamente a esto, se puede decir que la planeación es a largo plazo cuando trae consigo la realización de modificaciones estructurales que cambian sustancialmente las dimensiones o la naturaleza de la empresa, por ejemplo cuando se presupone la realización de una nueva unidad productiva a través de un proceso de elección, definición y realización de una nueva inversión.
Tenemos en cambio, una planeación a mediano plazo cuando en el ámbito de los planes a largo plazo ya definidos, vienen realizadas aquellas actividades que permiten una actuación efectiva.
Finalmente, contamos con una programación operativa cuando, en el ámbito de las decisiones y programas en curso o realización/ se especifican los objetivos y los medios propuestos dentro del marco de dichos programas. Planea-eión a corto y mediano plazo son entendidas muy a menudo como programación dejando el término planeación sólo para el largo plazo.
De cuanto hasta este punto se ha comentado, aparece evidente que la planeación y programación son un proceso continuo, que se da constantemente en la empresa. Para poder analizarlas, más que individualizarlas, conviene descomponerlas en fases lógicas (no cronológicas), que en su conjunto constituyen un proceso continuo y circular:
Análisis de la situación, es decir recolección y elaboración de datos e informaciones necesarias para la formulación de las previsiones.
Definición de las políticas o propósitos permanentes de la empresa (como la 'política de producción, la política de las compras, la política del personal, etc)
Definición de los objetivos, es decir propósitos específicos generalmente en forma cuantitativa que la empresa se propone alcanzar en el ámbito de las políticas
Definición de los planes o programas a través de los cuales los objetivos pueden ser conseguidos. Un plan o programa es esencialmente un curso de acción predeterminado, que tiende al logro de un resultado establecido.
Definición de los medios, es decir de los recursos financieros, humanos, cognoscitivos a emplear para asegurar la realización de los objetivos.
Definición de un sistema de responsabilidad, lo que significa: asignar una serie de deberes a determinadas personas para el logro de los objetivos.
Definición de un sistema de comunicación, necesario para asegurar que la información relativa a la ejecución de los programas sea oportuna, de la manera prevista y a través de los canales debidos.
Definición: Entendemos a la planeación como el estudio y análisis de alternativas sobre pronósticos de actividades futuras.
PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA PLANEACIÓN.
Para que una planeación sea realista y cumpla con su objetivo, será necesario que este fundamentada en los siguientes principios.
principio de precisión. -
Los planes no deberán hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque han a regir acciones concretas, en la medida en que los planes persigan un fin preciso, también los medios que se coordinen serán eficaces.
principios de flexibilidad.
Dentro de la precisión todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste y permitir pequeñas adaptaciones.
principios de unidad. -
Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno solo para cada función dentro de la obra.
PASOS DE LA PLANEACIÓN.
Estudio del proyecto.
En este primer paso se habrá de determinar cuales son los trabajos que se realizarán en la obra, así como los elementos que habrán de intervenir.
Mano de obra especializada, equipo necesario, personal de mando intermedio, materiales; etc.
Así mismo, se habrán de estudiar las condiciones en las que se llevará a cabo la obra ya sean éstas; económicas, técnicas, sociales o administrativas.
Para lograr lo anterior es necesario conocer cuando menos:
a) Los planos y especificaciones.
b) La ubicación de la obra.
c) Las condiciones de contratación.
d) La descripción del proyecto.
Establecimiento de objetivos. -
Generalmente se establece que una obra deberá ejecutarse en tiempo y costo determinados y con la calidad estipulada; estos son objetivos de carácter general de los cuales se derivan objetivos particulares, como son:
a) Rendimientos,
b) Costos básicos de materiales y mano de obra.
c) Utilidad.
d) Factores de operación.
e) Cantidad de mano de obra, etc.
Formulación y ponderación de las diversas alternativas
En este paso, se habrán de fijar las diferentes alternativas de acción que permitan cumplir con los objetivos antes mencionados. Estas deberán analizarse hasta agotar todas las posibles, procediendo a ponderar las ventajas y desventajas que puedan presentarse al llevarlas a cabo.
La toma de decisiones
Con base en la ponderación de las diferentes alternativas, se tomarán decisiones basadas en:
Ø Ventajas de costo.
Ø Ventajas de rapidez.
Ø Ventajas de liquidez.
Ø Ventajas de calidad.
Ø etc.
La realización efectiva de estos cuatro pasos que integran la etapa de planeación; habrán de conducir a la contestación de las preguntas del proceso administrativo:
¿Qué se va a hacer? y ¿cómo se va a hacer?
Respondiendo de una manera concreta y fijando el rumbo de acción adecuado.
La vejez vence por la experiencia;
la juventud por la esperanza.
ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN.
Los elementos que integran la etapa de planeación de la obra, dentro de la fase mecánica del proceso administrativo son:
OBJETIVOS.-
Son los puntos de partida de la acción administrativa y consecuentemente de la planeación representan lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo.
PROCEDIMIENTOS.
Es la interpelación de actividades ejecutadas por secuencias cronológicas o pasos operativos, en un orden definido, para cumplir con los propósitos de un plan.
Un programa establece la secuencia de acciones que habrán de realizarse y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
PRESUPUESTOS. -
Son estados de resultados anticipados a través de los cuales los planes son traducidos a términos financieros.
Estimado de costo.
Al analizar los pasos de la planeación se determinó, que uno de los objetivos generales, al ejecutar una obra es, concluirla en el costo determinado, para ello es necesario obtener un valor estimado previamente, el cual se puede definir como:
"La cuantificación anticipada del costo de una obra, para condiciones definidas a un tiempo determinado".
Deberá formularse con base a la investigación y análisis exhaustivo de todas las condiciones que pueden afectar la ejecución de los trabajos, estas pueden ser:
ECONÓMICAS.
Ø Forma de pago de estimaciones.
Ø % de anticipos.
TÉCNICAS.
n Lista de conceptos a ejecutar.
n Normas y cláusulas a respetar.
n La precisión del proyecto.
SOCIALES Y NATURALES DEL LUGAR.
Ø Tipo de vegetación.
Ø Clima
Ø Tipo de suelos.
Ø Nivel de agua freática.
Ø Accesos.
Ø Servicios.
Ø Bancos de préstamo, etc.
DE LOS MATERIALES.
Ø Costo de los materiales básicos.
Ø Existencias,
Ø Disponibilidad
DE LA MAQUINARIA Y EQUIPO
Si hay necesidad de rentarlo:
Ø Costo de alquiler.
Ø Condiciones.
Ø Tipo, cantidad y disponibilidad.
DE LOS DESTAJISTAS Y SUBCONTRATISTAS.
Ø Calidad.
Ø Capacidad.
Ø Costo.
Ø Liquidez.
O T R O S.-
v Costo y tiempo de tramitación de licencias.
v Impuestos.
v Costo de fletes y acarreos,
ADMINISTRATIVAS.
v Tipo de organización de la empresa,
v Políticas de la empresa.
v Tipo de cliente,
CONCLUSIONES.
El análisis de las conclusiones económicas conduce a la formulación de un programa financiero que establezca la liquidez de la obra durante su ejecución.
El estimado de costo y el programa de ejecución requieren del análisis de las condiciones técnicas, sociales y naturales.
La ponderación de las condiciones administrativas determinará el sistema de organización más conveniente y las políticas complementarias de operación.
Principio Nobel de Rudnicki:
Sólo quien entiende algo perfectamente puede
explicarlo de manera que nadie más lo pueda entender.
PROGRAMAS.
Objetivo de los programas. El objetivo de la elaboración de los programas es el de tener por anticipado la información necesaria para la ejecución de la obra; para esto es necesario:
Prever.- Encauzar la producción sin incrementar los costos.
Optimizar.- Producir equilibradamente considerando los recursos disponibles dentro del tiempo, cantidades e importes establecidos.
Controlar.- Verificar que los resultados obtenidos sean conforme a lo planeado y generar todo tipo de medidas para corregir cualquier desviación.
Coordinar.- Enlazar las diferentes actividades y fases del programa para medir toda repercusión que pueda afectar
ELEMENTOS DE UN PROGRAMA.
Con la documentación de la obra y los resultados de la investigación de las condiciones.-de ejecución., se contara ya con los elementos para la elaboración de los programas, siendo estos:
Planos del proyecto. Duración de la obra.
Catálogo de concepto. Recursos disponibles.
Proposiciones de coordinación de los conceptos a ejecutar.
Importe total de la obra y por cada concepto.
Cláusulas del contrato.
Condiciones de ejecución.
TIPOS DE PROGRAMAS EN LA OBRA.
Dependiendo del tipo de obra y de su importancia, la cantidad y tipos de programa podrán ser variables, entre los más comunes se cuentan:
A) El programa general de obra. Señala los tiempos y volúmenes de ejecución de cada uno de los conceptos o grupos de conceptos que integran la obra y rige la interacción de los mismos.
B) .El programa de producción. Es el resultado de la optimización de la producción y se obtiene a partir del programa general de obra.
C) Programa de mano de obra. Indica la cantidad y tipo de mano de obra que habrá de utilizar se en los períodos de ejecución.
D) Programa de maquinaria. Establece la cantidad y tipo de maquinaria que habrá de disponerse, así como el tiempo de utilización.
E) Programa de materiales. Señala cantidad y tipo de materiales a utilizar indicando además las fechas de suministros y empleo de dichos materiales.
F) Programa financiero. Proporciona un panorama general de la situación económica de la obra en cualquier momento de su ejecución mediante el análisis de ingresos y egresos.
G) Programa histórico. Nos recuerda los aciertos y dificultades encontradas en obras realizadas en esos mismos lugares geográficos. (Rendimientos, calidad y abundancia de materiales, disponibilidad y calidad de la obra de mano, etc.)
Siguiendo un orden de realización de lo que se prevé en el plan general, la organización es la función siguiente a la planeación; de hecho es una asimilación de cada uno de los planes elaborados como preparación al logro de las metas fijadas previamente.
La organización es en sí la distribución de las actividades asignadas a cada una de las partes integrantes de la empresa; estas actividades obviamente están derivadas del plan y representan la forma en que se realizarán para lograr las metas.
La organización también incluye la delegación de autoridad a todo el personal de la empresa; esta delegación de autoridad complementa a la misma organización.
La organización es por lo tanto la complementación de los planes en cada una de las etapas y al mismo tiempo la delimitación de las responsabilidades asignadas al hombre en todos los niveles.
La organización también incluye una redistribución de las actividades no solamente al principio de las mismas, sino en cualquier época, de tal manera que pueda lograrse el aumento de la productividad de máquinas y hombres.
La organización va referida a la división del trabajo de la empresa en unidades fácilmente identificables, a la asignación de responsabilidades, a la autoridad y deberes de todos sus miembros.
Como definición de organización de empresas constructoras proponemos "La división lógica, óptima y ordenada de trabajos y responsabilidades para alcanzar económicamente los objetivos de la planeación".
El proceso de la organización es un tanto cuanto paradójico. Todo él consiste en separar para unir. Así ocurre con la tarea común que ha de realizar un grupo humano sobre el cuál se ha de imponer la organización.
Los estudiosos de la organización nos detallan de manera prolija las técnicas actuales en la división del trabajo. No voy a descender en detalles, claro está. Pero si es necesario mencionar lo fundamental, valiéndome de un ejemplo en la empresa organizada: el trabajo se divide para definir las principales "divisiones" de la empresa, luego las divisiones se fragmentan en departamentos; éstos se descomponen en secciones; las secciones se subdividen en puestos; los puestos se desarticulan en operaciones concretas, y éstas, a su vez, se desintegran en movimientos específicos.
Admitiendo que exista ya una definición de los programas de actividades y de los objetivos a lograr, la organización como parte del proceso administrativo puede sintetizarse en las actividades siguientes:
Dividir y Clasificar el trabajo de acuerdo a la naturaleza y a la estructura de operación de la empresa.
Asignar el trabajo esencial a cada dirigente y responsables de área.
Delimitar la autoridad y la responsabilidad de cada miembro integrante en la empresa y en el trabajo motivo de la organización.
Decidir y especificar las relaciones que deben existir entre subordinados, dirigentes y unidades operativas.
Definir el recurso humano que desempeñara, actividades alternas o complementarias.
Establecer los métodos y procedimientos para facilitar el logro de los objetivos.
En el ámbito de la organización, una relevancia particular asume, la definición del grado de centralización y delegación en la empresa.
Como centralización se entiende el fenómeno por el cual la responsabilidad de decisión está concentrada en el nivel más alto de la empresa; como Delegación entendemos, evidentemente el fenómeno opuesto, por el cual una dosis creciente de responsabilidad de decisión se difunde por la empresa hasta los niveles inferiores. La tendencia actual es indudablemente en este último sentido, que se explica también por el postulado:
Provocar la decisión siempre más cerca del punto de ejecución.
Un problema conexo a estos es también la amplitud del control, es decir el numero de personas que pueden reportar a un único responsable Es un problema sin embargo, mas aparente que real, ya que su solución depende de la situación concreta y especifica de cada empresa, además naturalmente de la capacidad de cada dirigente y no puede ser resuelto en absoluto
De igual forma existen problemas de autonomía operativa, es decir, de la definición de los límites de tiempo en los cuales una persona puede operar sin reportar a un superior así como de la discrecionalidad, es decir el momento de la autonomía o facultad de decisión de un miembro de la organización
Concerniente a la representación de la organización, es decir, la representación de la autoridad, responsabilidad y dependencia de cada área, así como la descripción de funciones, viene generalmente expresada a través de los llamados organigramas, que en el fondo no son mas que soportes visuales a la discreción verbal de un cuadro de organización Un organigrama generalmente indica los nombres de las personas a quienes les han sido asignadas diferentes responsabilidades, adjunto al organigrama y de mayor importancia para el proceso administrativo son los "funciogramas" donde vienen como su nombre lo indica, las funciones de una persona
En cambio la descripción del contenido del trabajo, comúnmente llamada, "descripción del puesto" puede ser observada en un manual de organización Aun cuando existen desventajas en el empleo tan difundido de los organigramas y manuales de organización ya que provocan una cierta tendencia a la rigidez de la estructura y a la actividad de la empresa, no existe duda en que contribuyen en ocasiones de un forma decisiva a la comprensión de su efectivo funcionamiento y a la posibilidad de su racionalización punto de partida para la planeación administrativa.
Importancia de la organización.
Una vez que han sido definidos los objetivos de la empresa durante la planeación, en la segunda etapa del proceso administrativo que es la organización, se coordinarán las actividades humanas en la obra, con el propósito de lograr el máximo aprovechamiento de los recursos materiales, financieros y técnicos.
Al elaborar la organización de una obra, se tendrá que tener en cuenta las capacidades del grupo o personal que va a desarrollar el trabajo. Teniendo presente los siguientes puntos:
a) Objetivos claros y definidos.
b) Autoridad clara.
c) Responsabilidad definida.
d) Relaciones con otros puestos en la organización.
Elementos de la Organización.
Se ha constatado la importancia que tiene una buena estructura organizacional, pero antes, es necesario reconocer, evaluar y prepara sus elementos.
1. Los objetivos.
2. Las funciones claves.
3. Las actividades clave.
Los cuales estarán integrados en la estructura definitiva, proporcionando el soporte para tener una organización clara y eficaz.
La organización de la obra.
“ANTES DE COMENZAR UNA OBRA SE PLANEA Y SE ORGANIZA”
Es importante tomar en cuenta que toda constructora tiene una estructura elemental:
[AABA1] SI ESTA CLASE ES DE DOS HORAS, EN LA PRIMERA HORA SÉ VERA TODO LO RELACIONADO CON EL CONTENIDO, LAS UNIDADES PROGRAMÁTICAS Y LOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE CADA UNIDAD DEL PROGRAMA DE LA MATERIA. SI ES DE UNA SOLA HORA, SE LES DARÁN LAS HOJAS PARA QUE LAS FOTOCOPIEN Y DESPUÉS HAGAN SUS COMENTARIOS
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